Le courrier électronique permet à quiconque d’envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires. Certains logiciels vous permettent en plus de créer des listes de correspondants pour leur envoyer plus facilement un message collectif. La fonction « répondre à tous » permettra que la réponse au message d’origine continue de circuler entre tous. C’est le principe des listes « manuelles ».
Cette méthode trouve vite ses limites : certains oublient de « répondre à tous », d’autres adaptent la liste à leur sauce (consciemment ou non), et d’autres encore se retrouvent exclus de la discussion sans savoir pourquoi ; certains disposent de certaines réponses et pas d’autres, ou une seule personne centralise l’information et doit penser à la faire suivre... Bref, un beau bordel. Plus la liste est importante, plus le système devient fastidieux et aléatoire.
Par ailleurs, on peut souhaiter gérer une liste de contacts à plusieurs : comment tenir une liste à jour dès lors qu’elle est stockée sur différentes machines ? Et, last but not least : comment s’assurer qu’une personne qui ne souhaite plus suivre la discussion sera supprimée de la liste de chacun des correspondants ? Il faudrait un espace centralisé où stocker les adresses des correspondants et auquel chacun a accès pour s’inscrire, se désinscrire ou inviter d’autres personnes.
Une « mailing-list(e) », une « liste de discussion ou de diffusion », ou encore une « newsletter »... enfin, disons : « liste », tout simplement, est un outil d’organisation et de communication collectives, elle permet à plusieurs personnes de correspondre facilement, de débattre, de prendre des décisions à distance, de diffuser des informations,... Elle peut aussi favoriser l’autonomie de chacun dans la gestion de ses abonnements (options de réception, désinscription, etc.), garantir la confidentialité des données personnelles, et tendre vers une organisation plus horizontale.
Les logiciels "gestionnaires" ou "serveurs" de listes (majordomo, sympa, mailman...) assurent cette fonctionnalité de base : un message envoyé à une adresse unique sera automatiquement redirigé vers les boîtes de tous les abonnés de la liste. Mais ils offrent également quantité d’autres options et fonctionnalités, dont nous tenterons de décrire les grandes lignes dans cette rubrique. Puisque Mailman est l’heureux élu de domainepublic.net, les explications qui suivent le concernent principalement.
Définitions de Wikipedia
"Une liste de diffusion [...] est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet la diffusion d’informations à un grand nombre d’utilisateurs possédant une adresse électronique ou courriel.
Un logiciel, le serveur, est installé sur un ordinateur qui traite les courriels entrants (qu’il reçoit), et, selon leur contenu, soit effectue des actions spécifiques, soit (cas général) distribue le message à toutes les personnes abonnées à cette liste de diffusion. [...]
Une liste de diffusion est gérée par un ou plusieurs administrateurs qui en fixent les règles :
- l’inscription à la liste peut être libre ou soumise à approbation ;
- l’envoi de messages peut être ouvert à tous ou restreint aux abonnés ;
- la liste peut être modérée, certains messages n’étant relayés qu’après validation" [1] ;
- les archives de la liste peuvent être rendues publiques ou accessibles uniquement par les abonnés ;
- la liste des abonnés peut être visible pour les abonnés ou pour l’administrateur uniquement.
L’(es) administrateur(s) peu(ven)t donc configurer la liste pour déterminer son fonctionnement, abonner des adresses ou inviter des personnes à s’inscrire, valider ou non les demandes d’abonnement, modérer (accepter ou refuser) les messages adressés à la liste. Il peut être assisté dans cette dernière tâche par un ou plusieurs modérateur(s) qui n’ont accès qu’à cette fonction de l’administration.
Une liste : pour quoi ?
La première question à se poser lorsqu’on démarre une liste est donc celle de savoir quelle configuration correspondra à vos besoins [2]. Voici plusieurs cas de figure, tels que proposés par poivron.org (voir l’article original pour des exemples plus pimentés).
Une liste de diffusion publique (« newsletter » ou lettre d’information)
Vous souhaitez diffuser des informations à de +/- nombreux abonnés. Afin de bénéficier d’une diffusion maximale, vous souhaitez que quiconque puisse s’inscrire (abonnement libre) et/ou accéder aux archives des messages passés (archives publiques). Par contre, vous voulez garder le contrôle des messages diffusés (messages modérés) : enrayer le flux de courriers publicitaires, hors-sujet, égarés, et les attaques par inondation de mails. Enfin, vous souhaitez préserver la confidentialité des données des abonnés en masquant la liste de leurs adresses (liste des abonnés cachée).
Une liste de discussion publique
Vous souhaitez ouvrir un large débat ou un espace d’entraide entre des personnes qui ne se connaissent pas forcément. Ici aussi, l’inscription sera libre et les archives publiques. Mais pour fluidifier les débats, vous ne voulez pas que chaque message attende votre confirmation avant d’être envoyé aux correspondants (messages non modérés, du moins ceux des abonnés). La liste des abonnés sera ici aussi masquée.
Une liste de discussion privée
Vous avez besoin d’un outil d’organisation interne. Les participants se connaissent et leurs discussions ne regardent personne d’autre. L’inscription à la liste est donc fermée : la page d’inscription n’est pas rendue publique et/ou l’inscription doit être approuvée par un administrateur. Les messages des abonnés ne sont évidemment pas modérés et chacun d’entre eux a accès aux archives et à la liste des abonnés, ces-dernières étant inaccessibles de l’extérieur.
Ces exemples sont bien sûr partiels, ce sont les plus courants. On pourrait imaginer une liste de travail fermée qui décide de rendre ses archives publiques par exemple. Toutes les options peuvent être combinées.
En résumé
Pour bien configurer sa liste, il faut se poser les questions suivantes :
Qui va administrer la liste (accès à la configuration, aux abonnements, à la modération) ? Qui va la modérer (approuver ou rejeter les messages envoyés à la liste) ? Pour une liste qui génère beaucoup de trafic, il est conseillé de prévoir plusieurs modérateurs, sans quoi l’épuisement vous guette !
Voir Administration et modération
L’existence de la liste est-elle rendue publique ? Autrement dit, la liste doit-elle apparaître dans la liste des listes du domaine ? Voir les listes publiques de domainepublic.net.
Tout le monde peut-il s’abonner librement ou bien toute inscription doit-elle être validée par un administrateur ?
La liste des adresses inscrites est-elle visible pour les abonnés ?
Les abonnés peuvent-ils poster sans modération ?
Les archives de la liste sont-elles publiques ? Accessibles aux abonnés seulement ? Ou bien les messages ne doivent-ils pas être archivés ?
Voir Configuration rapide d’une nouvelle liste
Pour conclure, disons que toutes ces options constituent des choix politiques pas anodins. Ils influent sur le contenu de la liste, sur l’organisation du groupe qui la fait vivre, sur la liberté des membres.
Bon, vous êtes maintenant prêts à configurer votre liste, passons aux choses sérieuses.